การจัดการข้อมูลและเอกสาร เป็นการรวบรวมและเก็บบันทึกข้อมูลอ้างอิง และผลการดำเนินงานด้านต่างๆ ที่ห้องปฏิบัติการเห็นว่ามีความจำเป็น เพื่อให้การวางแผน การปฏิบัติ และการควบคุมการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในห้องปฏิบัติการได้อย่างมีประสิทธิผล โดยทำอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันและเข้าถึงได้สะดวกรวดเร็ว รวมถึงการจัดทำเอกสาร เช่น คู่มือความปลอดภัย คู่มือการปฏิบัติงานต่างๆ เพื่อให้บุคลากรศึกษาทำความเข้าใจและรับรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติงานอย่างปลอดภัย รวมทั้งการทำรายงานเป็นหลักฐานบันทึกส่งต่องาน เพื่อให้การพัฒนาความปลอดภัยยังสามารถดำเนินงานต่อไปได้ แม้จะเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ

       ข้อมูลและเอกสารเหล่านี้ต้องมีความถูกต้องครบถ้วนและทันสมัย จึงต้องมีการจัดการข้อมูลและเอกสารอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ฝ่ายต่างๆ สามารถร่วมกันรวบรวมข้อมูลและเอกสารได้ครบถ้วนสมบูรณ์ การปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยทำได้ง่าย และช่วยให้ประมวลผล ค้นหาและเข้าถึงข้อมูลและเอกสารได้ทันกาล ข้อมูลและเอกสารจึงจะเป็นประโยชน์ต่อการบริหารทบทวนตัดสินใจและพัฒนาการดำเนินการด้านต่างๆ ให้เกิดความปลอดภัยได้อย่างแท้จริง

       การจัดการข้อมูลและเอกสาร จึงต้องมี โครงสร้างการบริหารจัดการ และแนวปฏิบัติในการจัดการเอกสาร เพื่อให้ข้อมูลและเอกสารเป็นปัจจุบันและพร้อมใช้งาน